Uma das principais preocupações de uma empresa é gerar lucro em seus projetos, afinal de contas todos temos contas para pagar no fim do mês, e um dos fatores que leva a diminuição da margem de lucro em um projeto (ou até mesmo a prejuízos) é a má definição do escopo.
Quando se faz a proposta comercial nem sempre se tem em mãos todos os detalhes do projeto para desenvolver um orçamento completo e detalhado, então o preço de venda acaba sendo estimado (veja neste e também neste outro post meios para otimizar as propostas comerciais). Lembre-se, quanto maior for o projeto, mais detalhado deve ser o orçamento antes da proposta comercial.
Definição do escopo
O escopo de um projeto, de acordo com o guia de melhores práticas PMBOK, "é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas", ou seja, é o conjunto de produtos ou entregas que compõem seu projeto para que ele atinja seu objetivo.
Vamos a exemplo extremo:
Modelo "turn-key": o escopo consiste em todas as atividades necessárias para que seu cliente receba a usina em funcionamento, dentro do prazo e com a qualidade contratada, sem ter que tomar nenhuma ação no projeto. Neste caso, o integrador é responsável por fazer os projetos básico e executivo, adquirir os equipamentos, homologar a usina, fazer a implantação completa, garantir a conexão à rede, fazer o comissionamento. Somente após todas estas ações, a usina será entregue ao cliente.
Modelo de construção: Neste caso, a compra de equipamentos, projetos, homologação da usina, comissionamento, estará no escopo do seu cliente ou mesmo de outra empresa terceira. No seu escopo deverá constar as atividades de implantação da usina.
Percebe-se claramente pela diferença de atividades no escopo que o valor de venda dos dois projetos não pode ser o mesmo. Mas o que acontece quando você faz uma proposta com o escopo mal definido? Pode ser que você venda o caso 2, mas seu cliente entenda que comprou o caso 1... Fatalmente o prejuízo será seu!
Como mitigar este risco?
Mitigar o risco de má definição de escopo é mais simples do que parece, pois basta ter um bom planejamento do projeto antes da assinatura final do contrato.
Na microgeração, com o alto volume de propostas e baixo índice percentual de conversão de clientes, o ideal é que se estime uma "contingência de riscos" no seu orçamento, para cobrir eventos incertos como por exemplo a necessidade de troca de telhas causada por quebras durante a implantação da usina ou a quebra de algum módulo.
Custos como "contratação de caminhão munck para içamento de equipamentos" não devem ser tratados como reservas ou riscos no orçamento, pois são atividades conhecidas que fazem parte do escopo, devendo ser definidas no momento da visita técnica de vistoria do projeto.
Para a minigeração, o volume de propostas comerciais é menor e um eventual erro na definição de escopo pode ser catastrófico. Então, uma boa maneira de se mitigar o risco de má definição de escopo é se dedicando ao planejamento do projeto e fazendo um bom orçamento.
Com o alto número de atividades que compõem estes projetos (estamos falando de projetos de até 9 meses de duração), o planejamento de todas as atividades se tornará inviável na fase pré-proposta. O melhor a fazer é se concentrar nas linhas de orçamentos que tem maior peso no custo final do projeto. Lembre-se o diagrama de Pareto!
Atividades que envolvem um alto risco no planejamento de seu custo, como por exemplo a conexão à rede da usina que depende do Parecer de Acesso da concessionária, podem ser excluídas do escopo de venda, e seu escopo neste exemplo teria todas as atividades até o limite da baixa tensão, com seu cliente assumindo o custo direto da conexão.
Caso você avalie que o cliente também não irá assumir algum risco, pode-se usar gatilhos contratuais de encerramento do projeto. Seguindo o mesmo exemplo acima, o projeto seria iniciado normalmente com as etapas de projeto básico e solicitação de acesso, porém só continuaria com a compra de equipamentos, projetos executivos, implantação e comissionamento caso o Parecer de Acesso tenha um custo de conexão à rede dentro do limite orçado no projeto.
Das duas formas, sua empresa estaria livre do risco de diminuição do lucro ou prejuízos nesta atividade, alterando-se o escopo do projeto antes da assinatura do contrato.
Matriz de responsabilidades
Como contratos podem ser extensos e complicados, principalmente para (nós) engenheiros, uma boa prática é de se anexar uma matriz de responsabilidades ao contrato, na qual as principais atividades do projeto vêm acompanhadas do seu respectivo responsável, que no nosso exemplo seriam integrador, cliente ou empresa terceira.
Em resumo, para se evitar riscos financeiros em seu projeto, nada melhor que um bom planejamento e uma definição de escopo adequada!